مقدمة الاتصال في مجال الأعمال

أساسيات الكتابة في مجال الأعمال

الكتابة في مجال الأعمال هي أي وسيلة اتصال مكتوبة تستخدم ضمن سياق مهني بحت وتشمل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير. وتتسم بأنها مباشرة وواضحة وتُصاغ بأسلوب سهل القراءة. فيمكنك أن تصبح كاتبًا محترفًا في مجال الأعمال مع الممارسة المستمرة.

ادخل في صلب الموضوع مباشرة عند صياغتك لتقرير أعمال. أخبر القرّاء بما يحتاجون إلى معرفته مسبقًا لتفادي البحث عنه. تأكد من أن الجمل قصيرة ومباشرة مع إبقاء الفقرات موجزة. يساعد ذلك في التركيز على أهم النقاط وصياغة تقريرك بطريقة سهلة القراءة والتذكر.

تنص أغلبية تقارير العمل المكتوبة على الدعوة لاتخاذ إجراء ما، وتتمثّل هذه الدعوة في معلومات مقدمة للإرشاد وتشجيع القرّاء على الاستجابة. فهي تساعدهم على معرفة ما يتوجب عليهم فعله والمسار الذي يجب اتباعه وما إلى ذلك. حافظ على أسلوب مهنيّ ولبق في الكتابة. يمكنك البدء بتحية أو الإنهاء بخاتمة موجزة، وتذكّر أن المجاملات مثل “من فضلك” و”شكرًا” تترك أثرًا فعّالاً.

المراجعة جزء مهم من الكتابة الجيدة. بعد الانتهاء من مسودتك الأولى، اقرأها بتمعن وحدّد النقاط المناسبة وغير المناسبة فيها. وضّح الجمل جيدًا واختر الكلمات الأبسط ونظّم الهيكل اللغوي بترتيب منطقيّ. وكجزء من عملية المراجعة، حاول قراءة عملك بصوتٍ مرتفع أو اطلب من شخص قراءة ما كتبت وإعطاءك ملاحظاته. تساعدك هاتان الطريقتان على اكتشاف وجهات نظر وأفكار جديدة.

مع الكثير من عبء القراءة وإعادة الكتابة، لا تتفاجأ إذا استلزم الحصول على نسخة مصقولة وجاهزة إتمام عدة عمليات تنقيح ومراجعة للصياغة. تذكر، كتابة تقارير الأعمال هي مهارة تتطلب الكثير من الممارسة لتطويرها، ولكن مع إتقان هذه الممارسة ستحظى بمهارة ذات قيمة رائعة.

كتابة تقرير عمل فعّال

تلجأ الشركات في مرحلة اتخاذ القرارات إلى إعداد تقرير أعمال. وتتضمّن هذه التقارير الحقائق والأبحاث لدراسة البيانات وتحليل الأداء والخروج بتوصيات مستقبلية. تتسم تقارير الأعمال بصياغتها الرسمية والموضوعية وإدراجها لحقائق واضحة ومعززة بمصادر قانونية ومعتمدة، سواءً كان التقرير يسلط الضوء على مسألة فردية أو على الشركة بأكملها. لنلقِ نظرة على هيكل تقرير الأعمال النموذجي.

أولاً، أضف اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك وتاريخ التسليم. كما ننصح بإدراج عنوان مناسب للتقرير. ثانيًا، عزّز تقريرك بمعلومات خلفية حول الموضوع الذي سيدور حوله النقاش، إضافةً إلى بيان الغرض من التقرير ذاته. في قسم النتائج الرئيسية، اذكر الحقائق والبيانات ذات الصلة مستخدمًا قوائم أو جداول أو أي وسائط أخرى تساعدك على إبراز نقطتك. كن واضحًا ودقيقًا، فالتقرير بأكمله يدور حول هذه المعلومات.

عند الوصول إلى خاتمة التقرير، قم بتلخيص النتائج الرئيسية وتفسيرها وتحديد المسائل المكتشفة مع البيانات والإجابة على أي أسئلة ذات صلة. ثم ضع توصيات بالحلول المرجوة استنادًا إلى ما قدمته. حاول أن تبقى موضوعيًا ومجردًا ومركزًا على منظور الشركة.

وفي ما يتعلق بالمراجع، أدرج مصادر كافة البيانات التي استعنت بها، وذلك لمنح القارئ فرصة الاطّلاع على مصدر معلوماتك. قد تتطلب بعض الشركات تضمين ملخص تنفيذي في مطلع التقرير. يحتوي الملخص التنفيذي على المعلومات الخلفية والنتائج الرئيسية والتوصيات التي تُدرج جميعها في قسم واحد. يساعد ذلك القارئ على معرفة المعطيات البارزة بدون قراءة التقرير بأكمله. قد تبدو تقارير العمل مربكة ومع ذلك يمكنك إعداد تقرير خاص بك. قم بجمع الحقائق وتقديمها بأسلوب منظّم لتساعد شركتك على اتخاذ قرارات مدروسة.

كتابة بريد إلكتروني فعّال خاص بالعمل

اعتُبر البريد الإلكتروني على مر العقود القليلة الماضية حجر الأساس لاتصالات الأعمال. وطوّر خلال ذلك الوقت أسلوبًا وهيكلاً فريدًا. يجب أن تكون جميع الرسائل الإلكترونية الخاصة بالأعمال مباشرة وواضحة وسهلة القراءة. ومع ذلك، يمكن أن تتباين الصياغة الرسمية لكتابتها وفق عوامل ذات صلة بشركتك أو قرّائك أو الموضوع أو أي عوامل أخرى. مهما كانت الرسالة التي أنت بصدد كتابتها، تذكر أن تحافظ على أسلوب المهنية، فلا مجال للتراجع عن الرسالة الإلكترونية بعد النقر على زر “إرسال”. يمكن نسخ الرسائل الإلكترونية وإرسالها لآخرين بشكل غير محدود، فتأكد من اختيارك للكلمات بعناية.

أما في ما يتعلق بعنوان الرسالة، فاحرص على أن يكون مختصرًا ووصفيًا. فإذا كان مبهمًا أو غير مترابط، قد تفقد اهتمام القرّاء. يتطلب إرسال كل رسالة إلكترونية تحديد مستلم واحد على الأقل، ولكن إذا كنت ترغب بإرساله لعدة مستلمين، يمكنك استخدام حقل نسخة طبق الأصل (CC). سيبقي ذلك القرّاء الإضافيين على اطّلاع من دون إلزامهم بالرد.

احرص على إلقاء التحية بأسلوب موجز ووديّ وخاطِب المستلم باسمه إذا كنت تعرفه. يفضَّل استخدام الاسم الأول إذا كنت تعرف المستلم ويمكنك كذلك استخدام اسم العائلة إذا كنت ترغب بتوجيه خطاب أكثر رسمية. وفي نص الرسالة الرئيسي، ابدأ بنقطتك الأساسية لجذب انتباه القارئ واتبع أسلوبًا دقيقًا ومباشرًا في الكتابة. إذا كنت بحاجة لرد من قرّائك، أضِف دعوة لاتخاذ إجراء ليعرفوا كيفية الرد على الرسالة. وتأكد عند إرفاقك لملف في الرسالة الإلكترونية من ذكر ذلك في نص الرسالة المعنية.

وعند الوصول لنهاية الرسالة، أضف عبارة وداع سريعة مثل “شكرًا لك” أو “مع أطيب التحيات”، ثم أضِف اسمك ومعلومات الاتصال بك. إن كتابة الرسائل الإلكترونية بأسلوب موجز ودقيق هي مهارة قوية يمكنك تنميتها مع الممارسة المستمرة. واظب على الكتابة والتعلّم وستصبح خبيرًا في التواصل عبر البريد الإلكتروني.

كتابة مذكرة عمل واضحة

لموافاة زملائك بمعلومات أو إعلان هام في مكان العمل، يمكنك إرسال مذكرة عمل، فهي الوسيلة الأمثل لمخاطبة جمهور محدد ضمن سياق رسمي. المذكرة هي وثيقة تصاغ غالبًا باستخدام معالج نصوص وتتم طباعتها لنشرها. التنسيق مماثل لتنسيق البريد الإلكتروني: يبدأ عادة بعنوان يدرج أسماء المستلمين وتفاصيل أخرى. لنلقِ نظرة عن كثب على محتوى العنوان.

إلى: يضم هذا الحقل اسم المستلم والمسمى الوظيفي – على سبيل المثال: ميراندا لاوسون، رئيسة قسم التسويق. إذا كنت توجّه المذكرة لمجموعة مختصة، اذكر اسم المجموعة – على سبيل المثال، قسم المحاسبة.

مِن: يضم هذا الحقل اسمك ومسماك الوظيفي.

التاريخ: يضم هذا الحقل التاريخ الكامل – الشهر واليوم والسنة.

الموضوع: تأكد من صياغة الموضوع بشكل مختصر ووصفي.

تختلف المذكرات عن الرسائل الإلكترونية أو الخطابات في عدم احتوائها على صيغ التحية مثل: “عزيزتي الآنسة لاوسون”، بل يمكنك البدء مباشرة بالنص. عند البدء بكتابة فقرة في المذكرة، احرص دائمًا على إضافة النقطة الرئيسية للفقرة أولاً. ويمكنك استخدام تعداد نقطي أو رقمي لعرض النقاط أو القوائم بكل وضوح. سيساعد ذلك في إضفاء طابع مباشر وسهل المتابعة على كتابتك. وبشكل عام، لا تحتوي المذكرات على عبارات وداع. ومع ذلك، قد يكون ملائمًا إدراج عبارة وداع بناءً على محتوى رسالتك أو أسلوب شركتك ويفضَّل أن تكون العبارة مختصرة.

تذكّر أن المراجعة والتنقيح عملية مهمة لضمان جودة أي وثيقة. قبل إرسال مذكرتك لجمهورك، لا تنسَ طلب رأي أحد الزملاء للتأكد من فعالية ومهنية رسالتك. مذكرات الأعمال هي وسيلة فعّالة لنشر المعلومات بين الزملاء. ومع الممارسة والدراسة، تصبح مذكراتك أكثر فعالية ودقة بوقت قصير.

تنسيق وثيقة عمل

قد تجد أنّ تنسيق أي وثيقة للمرة الأولى عملية شاقة، ولكن مع قليل من الممارسة، ستنمّي مهارة كتابة وثيقة في إطار منظّم ومهني. عند التعامل مع مواضيع العمل المهمة، يمكنك جذب انتباه القارئ من خلال تنسيق الوثيقة بأسلوب أنيق وإضافة التفاصيل الدقيقة. ومع ذلك، فإن مفتاح الحصول على تنسيق فعّال هو البساطة، حتى وإن كانت وثائقك تسلط الضوء على موضوع معقد. فالتنسيق البسيط يبرز المحتوى ذاته ويجعله نقطة محورية، كما يُسهّل القراءة والتنقّل بين أقسامه. استخدم الخطوط التقليدية، مثل: Times New Roman أو Arial، وتأكد من محاذاة النص لليمين واستخدم مسافة مفردة بين الفقرات.

عند اتباعك هذه الإرشادات، حافظ على تناسق المعلومات وترابطها طوال الوثيقة. استخدم نوعًا أو نوعين من الخطوط في كل وثيقة وتأكد من أن مسافة الأسطر والمحاذاة في الوثيقة متناسقة. إذا استخدمت الرسوم البيانية مثل الصور والجداول في وثيقتك، تأكد من وضوحها وسهولة قراءتها. يمكنك استخدام العديد من الرسوم البيانية، ولكن تفادَ إضافتها فقط لغرض تزيين الوثيقة. قد تهيمن عناصر مرئية غير لازمة على الصفحة وتخفي رسالتك الأساسية. التنسيق الصحيح لوثيقة العمل يحدث فرقًا كبيرًا في جودة عملك. خذ وقتك في تنسيق رسالتك وتنظيمها وستحصل على محتوى مهني وواضح وفعّال.

المراجع :